商務(wù)會議就是帶有很強(qiáng)商業(yè)性質(zhì)的會議，出席會議的人員包括公司法人代表或者是高級的管理層，所以商務(wù)會議對于會議環(huán)境的要求相當(dāng)高。那么這樣重要的商務(wù)會議策劃應(yīng)該怎么做？它的詳細(xì)流程是什么樣的？

1、會議準(zhǔn)備

商務(wù)會議策劃方案應(yīng)該盡早決定，一個優(yōu)秀的負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)會將商務(wù)會議中需要準(zhǔn)備的所有具體事項(xiàng)做成一個完整的清單，從會場的選擇，到住宿交通都能清楚體現(xiàn)。只有在會前準(zhǔn)備足夠細(xì)致，才能保證會議的完善。

2、會議時間的通知

商務(wù)會議的時間一般為主辦方?jīng)Q定，所以在決定會議時間后，要及時通知參加會議的公司及個人，最好能以發(fā)送請柬的形式進(jìn)行通知，請柬要體現(xiàn)出本次商務(wù)會議的主題，還要被邀請人的信息也要寫清楚，寫好后要認(rèn)真核對，防止出現(xiàn)錯誤。

3、布置會場

會場是會議進(jìn)行中很重要的背景環(huán)境，所以在布置會場時一定要盡全力減少出現(xiàn)紕漏的可能。保證會議所以需要的設(shè)備能夠正常使用，包括攝像機(jī)、電腦、投影儀等；為出席會議的人員準(zhǔn)備的茶水點(diǎn)心、美化環(huán)境的會議桌花心都要精心布置，這些在商務(wù)會議策劃方案中都要有詳細(xì)體現(xiàn)。

4、安排會議接待

因?yàn)閰⒓由虡I(yè)會議的成員有時候是從外趕來的，所以安排舒適的住宿環(huán)境以及便利的交通是必不可少，而且最好能為出席會議的成員提供專車接送服務(wù)，這樣也能很大程度的避免因?yàn)榻煌▎栴}而導(dǎo)致會議拖延。在會議當(dāng)中，接待人員要一直保持緊張，這樣能夠?qū)﹄S時可能出現(xiàn)的意外情況及時應(yīng)對，盡量把惡劣影響降到最低。